Tips voor het organiseren van een activiteit d.d. 27-jan-2006
 
ALGEMEEN
Iets organiseren lijkt wellicht heel moeilijk, maar dat is het niet. In deze rubriek staan tips en richtlijnen die je helpen met het organiseren van een activiteit.
 
WAT DOE JE VOORAF?
* Het is handig als je je vooraf oriënteert op zaken als wat, waar, wanneer, beschikbaarheid en eventuele kosten.
* Kijk ook op de site of die dag nog vrij is. Bij meerdere activiteiten op één dag wordt gekeken of ze elkaar niet overschaduwen en/of wordt de andere organisator gevraagd of deze er geen problemen mee heeft.
* Buitenactiviteiten vragen om een noodplan bij slecht weer. Ook kan je natuurlijk vooraf aangeven dat het bij slecht weer niet door gaat. Zorg dan wel dat je de deelnemers telefonisch kunt bereiken (want wat is slecht weer?).
* Je stuurt ons informatie over de activiteit via het activiteiten-formulier of mailtje met deze informatie naar info@activcrowd.com. De benodigde informatie is dan: datum, omschrijving, afspreektijdstip, kosten, duurtijd, plaats, wanneer het wel/niet door gaat (ivm weer), minimum aantal deelnemers, maximum mag maar hoeft niet, uiterlijke inschrijfdatum (dit is minimaal 2 dagen voordat je activiteit plaats gaat vinden. Als je besluit dat wij je emailadres bij de activiteit opnemen dan mag de inschrijfdatum ook één dag voor je activiteit sluiten).
* Het zou leuk zijn als we een foto van jou bij de activiteit mogen plaatsen, dit maakt het voor de deelnemers gemakkelijker om jou te herkennen. Als je zelf een foto digitaal hebt, stuur ons die dan toe. Heb je die niet, laat ons dit dan weten en we maken een leuke foto van je tijdens een activiteit.
 
WAT DOEN WIJ VOOR JOU?
* Wij zetten de activiteit op de website.
* Wij verzamelen de aanmeldingen en sturen deze rechtstreeks via de site naar je door. Dit houdt wel in dat je mail adres zichtbaar is naar de overige deelnemers (en ander internet publiek), het voordeel is wel dat je ons handmatige administratieve handelingen uit handen neemt. Indien je hebt aangegeven bij info@activcrowd.com dat je hier bezwaar tegen hebt dan kunnen we de aanmeldingen ook naar je doorsturen wat wel wat extra vertraging zal opleveren.
* De leden van het bestuursteam mag je altijd vragen stellen, zij hebben namelijk erg veel ervaring met het organiseren van activiteiten.
 
WAT KAN WEL EN NIET TIJDENS EEN ACTIVITEIT?
* Een deelnemer mag niet onaangekondigd naar je activiteit komen: je hebt dan het recht deze persoon te weigeren.
* Een deelnemer mag niet onaangekondigd één of meerdere introducés meenemen. Je mag dan zelf bepalen of je de introducés weigert.
* Als een deelnemer te laat is en dit brengt het verloop van je activiteit in gevaar (je mist de trein), dan mag je zonder deze persoon vertrekken.
* Zelf als organisator te laat verschijnen op een activiteit kan echt niet, want andere mensen staan dan op jou te wachten. Mocht het onvermijdelijk zijn, laat dan een deelnemer weten dat je later bent zodat deze persoon de mensen kan opvangen totdat jij ter plaatse bent.
 
WAT DOE JIJ VOOR DE DEELNEMERS?
* Informeer 3-4 dagen voor de dag van je activiteit de deelnemers via een mailtje over de laatste details zoals: afspreekpunt, exacte tijd, je mobiele nummer en hoe ze je kunnen herkennen. Adresseer dit mailtje aan info@activcrowd.com en zet de deelnemers van jouw activiteit in het BCC veld. Niet iedere deelnemer aan jouw activiteit wil zijn persoonlijke email adres bekend maken aan de anderen. Door het mailtje ook naar info@activcrowd.com te sturen weten wij dat jouw activiteit op rolletjes loopt. Latere aanmelders stuur je een kopietje van je mailtje.
* Deelnemers moeten zich, bij voorkeur, telefonisch bij je kunnen afmelden. E-mail mag ook, maar dan moet je dit wel op de dag van de activiteit even raadplegen (anders sta je zelf voor niets op iemand te wachten). Je mag de deelnemers vragen om hun telefoonnummer, zodat jij hen kunt bereiken als je ziek bent. Ze zijn echter niet verplicht om dit af te geven. Het risico ligt dan bij hen.
* Op de activiteit stel je je even voor aan de deelnemers en vertelt in het kort hoe je de activiteit gaat invullen (ajb niet formeel, houdt het heel gewoon).
* Als je wilt afwijken van datgene wat er over je activiteit in het programma staat, dan doe je dit altijd in overleg met de deelnemers (de meeste stemmen gelden).
* Probeer de groep een beetje bijeen te houden.
* Geef aspirant-deelnemers wat extra aandacht (vaak hebben ze vragen over ActivCrowd).
* Je draagt er zorg voor dat de activiteit ordelijk en naar wens verloopt.
* Let er op dat betalingen ordentelijk verlopen. Beheer bij een etentje zelf de pot of laat het door iemand doen die goed kan rekenen.
 
WAT DOE JIJ VOOR ONS?
* Je registreert wie er wel/niet zijn, dit meld je na afloop terug naar info@activcrowd.com met korte info over het verloop van je activiteit. Was het een success? Waren er problemen? Tips om rekening mee te houden voor als iemand anders een volgende keer zoiets wil organiseren.
* Als je digitale of ingescande foto's hebt dan kun je die na overleg insturen. Wij plaatsen ze dan op de site.
 

ALGEMENE TIPS
* Handig voor openbaar vervoer is: www.9292ov.nl
 Handig voor de auto is: www.routenet.nl of www.anwb.nl 
* Laat een ieder bij het halen van kaartjes voor een voorstelling, film, museum zelf afrekenen bij de kassa. Of verzamel het benodigde toegangsgeld vooraf in bij de afspreekplaats.
* Als kaartjes gereserveerd kunnen worden, maar ze moeten enige dagen voor de voorstelling worden opgehaald, spreek dan met de andere deelnemers af bij de kassa zodat zij zelf kunnen betalen. 
* Schiet vooraf nooit zelf geld voor als je de deelnemers aan je activiteit niet goed kent. Een deelnemer kan afhaken en jij blijft dan met het kaartje zitten. Dit is altijd jouw risico. Stichting ActivCrowd is hiervoor niet aansprakelijk te stellen.
* Als kaartjes niet gereserveerd kunnen worden zonder ze direct af te rekenen, zoals bij een concert, laat dan de deelnemers zelf een kaartje regelen of vraag of ze je het geld aan je toevertrouwen zodat jij voor hen een kaartje kan halen. Indien mogelijk geef je het kaartje zo spoedig mogelijk aan de deelnemer mocht je deze bij een andere activiteit tegenkomen.
 

MEER SPECIFIEKE TIPS
Hieronder staat informatie over hoe je het best een etentje, theatervoorstelling, bioscoopbezoek, buitenactiviteit (wandelen, skaten, fietsen, etc) of een BBQ kunt organiseren.
 

ETENTJE
* Je informeert bij het restaurant hoe groot een groep maximaal kan/mag zijn en hoe lang je van tevoren moet reserveren.
* Je plaatst de activiteit minimaal één maand vooruit in het programma. Dit doe je door een e-mailtje te sturen naar info@activcrowd.com en hierin te vermelden naar welk restaurant je wilt gaan en waarom het daar zo leuk is. Ook geef je het minimum en maximum aantal deelnemers op en voor welke datum ze zich moeten hebben aangemeld (veelal een week voor het etentje).
* Zodra er zich bijvoorbeeld 4 mensen hebben aangemeld kun je eventueel al een reservering plaatsen voor 6 mensen. Je kunt dan altijd later nog het definitieve aantal doorgeven.
* Op de dag van het etentje spreek je af in het restaurant (of eerst in een cafeetje in de buurt).
 
THEATERVOORSTELLING
* Je informeert bij het theater of er nog kaartjes beschikbaar zijn, hoeveel kaartjes je maximaal kunt reserveren en hoeveel weken voor aanvang van de voorstelling je ze moet ophalen. Aan het vooraf reserveren zitten meestal geen kosten verbonden. Als er zich niemand voor jouw activiteit aanmeldt dan heb je dus geen kosten.
* Je plaatst de activiteit minimaal één maand vooruit in het programma, maar voor theatervoorstellingen liefst nóg eerder. Dit doe je door een e-mailtje te sturen naar info@activcrowd.com en hierin te vermelden naar welke voorstelling je wilt gaan en wat er zo leuk aan is. Ook geef je het minimum en maximum aantal deelnemers op en voor welke datum ze zich moeten hebben aangemeld (1 à 2 weken voordat je de kaartjes gaat ophalen).
* Je spreekt met alle aanmelders een dag/tijd af waarop julllie gezamenlijk de kaartjes gaan ophalen. Bel vooraf wel even met het theater om te zien wanneer de kassa is geopend. Het ophalen van de kaartjes kun je eventueel combineren met het bezoek aan een ActivCrowd borrel of een andere activiteit. BELANGRIJK: Schiet nooit geld voor omdat iemand niet kan komen om het kaartje op te halen! Doe je dit wel, dan is dit jouw eigen verantwoording! We zeggen dit alleen omdat we hier al slechte ervaringen mee hebben gehad (een gewaarschuwd mens ...).
* Spreek op de dag van de voorstelling af voor de ingang van of in het theater. Zorg dat je op tijd bent want tijdens de voorstelling laten ze niemand meer binnen. 
 
BIOSCOOP
* Informatie over films kun je vinden op www.bios.nl Je kunt via deze site ook reserveren, dit kunnen echter maximaal 2 kaartjes zijn. Je kunt natuurlijk afspreken dat andere deelnemers ook ieder 2 kaartjes reserveren met hun e-mail-adres. Je moet deze kaartjes één uur voor aanvang van de voorstelling afhalen.
* Je kunt telefonisch meer dan twee kaartjes reserveren via 0900-9363. Mocht je achteraf nog meer kaartjes willen bestellen dan kun je bij een aantal bioscopen de kassa bellen. Je hebt dan natuurlijk wel het reserveringsnummer nodig. Je moet deze kaartjes één uur voor aanvang van de voorstelling afhalen.
* Spreek met de deelnemers iets meer dan een uur van tevoren af om de kaartjes te gaan halen en duik daarna gezellig een cafeetje in totdat de voorstelling begint. BELANGRIJK: Schiet nooit geld voor omdat iemand niet kan komen om het kaartje op te halen! Doe je dit wel, dan is dit jouw eigen verantwoording! We zeggen dit alleen omdat we hier al slechte ervaringen mee hebben gehad (een gewaarschuwd mens ...).
 
BUITENACTIVITEIT
* Wandelen, skeeleren, fietsen (activiteiten in de buitenlucht). Voor al deze activiteiten geldt dat je vooraf duidelijk moet afspreken bij welk weer de activiteit niet door gaat (bij motregen bijvoorbeeld wel en als het hoost van de regen niet). Je moet de deelnemers kunnen bereiken en zij jou (liefst mobiel).
* Informeer de deelnemers goed over hoe licht of zwaar je activiteit is. Als je bijvoorbeeld gaat skeeleren en je moet steeds op een aantal mensen wachten (of omgekeerd), dan is het ook niet leuk.
 
BBQ
 
Algemene BBQ tips
* Activiteit bij voorkeur met iemand anders organiseren. Je hebt dan iemand die met je meedenkt en daardoor het overzicht ook bewaakt. Verdeel ook de verantwoordelijkheden zoals: financiën, namenlijst maken, aftekenen met een aparte kas waar alleen het BBQ-geld ingaat.
* Spreek met je mede-organisator af wie welk materiaal, huishoudelijke spullen en bakken met deksel meeneemt. Maak hiervan een inventarislijst, zodat er achteraf geen spullen zoek zijn.
* opgegeven = betalen
* Kijk hoeveel geld je te besteden hebt.
* Inventariseren wie wat drinkt, eet (vegetarisch) of ergens allergisch voor is.
* Vraag de deelnemers naar hun voorkeur: water, fris, wijn (rood/wit) en/of bier.
* Ruim vooraf een boodschappenlijst maken.
* Afspreken met wie je de boodschappen gaat doen (vraag deelnemers met auto of spieren).
* Kijk waar je goedkoop boodschappen kunt doen. Probeer aan een pasje te komen voor de Ven, Macro of ga naar de Digros, Aldi, e.d.
* Iedereen eigen bestek, klapstoel en kopje laten meenemen.
* Kleedt het leuk aan met parasollen, tuintafeltjes en partytent. Vraag van tevoren wie dat heeft en mee wil nemen.
* Bereikbaarheidsnummer voor de BBQ-dag in je mail zetten.
 
BBQ bij iemand thuis
* Zorg dat de mensen bij regen ergens binnen kunnen staan en dat je BBQ afgeschermd staat zodat je bij regen gewoon kunt BBQ'en
* Maak de groep niet te groot.
 
BBQ op een open terrein
* Noodplan bij regen: 1) inventariseren wie met welk vervoermiddel komt, zodat je vooraf kunt bepalen wie met wie kan meerijden en waar er in de auto ruimte is om eten en spullen mee te vervoeren; 2) naar iemand's huis uitwijken en bijvoorbeeld spare-ribs halen en deze oppeuzelen met de gemaakte salades; 3) gekocht vlees verdelen.
* Zorg dat de locatie goed bereikbaar is met de auto omdat je ontzettend veel te dragen hebt.
* Praktisch: emmer met sop maken voor vuile handen met handdoeken erbij.
 
Heb jij ook een goede tip? Klik dan hier om een email naar info@activcrowd.com te sturen.